Von New Work über Microsoft Teams bis zum Grafikgenerator – Wie Peter Glaser Prozesse digitalisiert

In unserer neuen Rubrik „Querpass“ stellen wir Kolleginnen und Kollegen vor, die ihre Sportbegeisterung leben und Innovation fördern – auf und neben dem Olympia-Verlag-Spielfeld. Den Anfang macht Peter Glaser, denn„New Work“ ist mehr als nur ein Buzzword im Olympia-Verlag – indem wir unsere Prozesse und Strukturen kontinuierlich hinterfragen und anpassen, bleiben wir nicht nur wettbewerbsfähig, sondern schaffen auch ein Arbeitsumfeld, das von unseren Mitarbeitenden geschätzt wird. Peter ist hier mit seinem Team für die Entwicklungen in unserem Verlag verantwortlich. Neben der Integration von Microsoft Teams und weiteren Software-Lösungen in unsere IT-Infrastruktur, entwickelte der glühende Fan der SpVgg Bayreuth mit dem Grafikgenerator ein Tool, das nicht nur in der kicker-Redaktion, sondern mittlerweile bei zahlreichen Profi-Vereinen zum Einsatz kommt. Was er bei uns bewirkt hat, wie der Grafikgenerator sich seinen Weg bahnte und was negatives Feedback mit einem Abstieg zu tun hat, verrät er im Querpass-Interview:

Du arbeitest als Transformationsmanager sehr intensiv am Thema New Work. Wie definierst du New Work und welche konkreten Veränderungen hast du im Olympia-Verlag umgesetzt?

Für mich bedeutet New Work, dass wir uns mit uns und unseren Arbeitsabläufen beschäftigen und vor allem abgleichen, ob sie zu den Entwicklungen in Gesellschaft und Technologie passen. Als Unternehmen müssen wir im Rahmen von New Work Schritt halten mit diesen Entwicklungen, denn wir wollen ja konkurrenzfähig bleiben und ein Umfeld bieten, in dem die Menschen gerne arbeiten.

Uns war zum Beispiel wichtig, dass wir im Olympia-Verlag auch nach Corona maximal flexibel arbeiten können, gleichzeitig bringen wir die Menschen durch verschiedene Aktionen zusammen. Gerade in Zeiten des verteilten Arbeitens ist die Kultur im Rahmen von New Work extrem wichtig, und die versuchen wir positiv zu beeinflussen.

Mit verschiedenen Impulsen und Formaten bringen wir den Menschen im Verlag außerdem den technologischen Wandel näher. Unsere KI-Kaffees waren da schöne Beispiele: Da haben Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Tools vorgestellt, mit denen sie experimentiert haben. So konnten wir gemeinsam und voneinander lernen, was New Work fördert.

Wie würdest du die Kultur und die Arbeitsatmosphäre beim Olympia-Verlag beschreiben?

Ich bin 2015 in den Verlag gekommen. Das war für mich die große Welt, zumal der OV auch mein erster Arbeitgeber überhaupt war. Mir hat es schon damals wahnsinnig viel Spaß gemacht, für solche Marken arbeiten zu dürfen, aber die Atmosphäre im Haus war deutlich offizieller und hier und da auch ein bisschen angestaubt. 

Seitdem hat sich unheimlich viel getan. Der Umgang ist deutlich lockerer, was ich sehr schätze, die Führungsmannschaft informiert sehr offen und transparent und alle Bereiche orientieren sich nach vorne und nehmen die Herausforderungen an, mit denen die Medienbranche zu kämpfen hat. Ich freue mich, wenn wir als New-Work-Team einen Teil zu dieser Entwicklung beitragen konnten. 

Natürlich ist auch hier nicht alles perfekt, aber so ist das im Fußball auch. Auch nach dem Abstieg gehe ich noch ins Stadion und wenn auf der Arbeit mal was schiefläuft, dann freue ich mich trotzdem wieder auf den nächsten Tag.

Auch die Optimierung von Prozessen z.B. durch Tools wie Microsoft Teams zählt zu deinem Aufgabenbereich. Wie hast du die Zusammenarbeit und Kommunikation im Unternehmen verbessert?

Kommunikation ist meiner Meinung nach der wichtigste Aspekt unserer Zusammenarbeit. In den vergangenen Jahren ist sie durch die verschiedenen Tools und Kanäle und den extremen Zuwachs an Mobile Work deutlich komplexer geworden. Wenn man das nicht gut koordiniert, dann verliert man schnell den Überblick und die Lust, zu kommunizieren. Ich versuche, den Aufwand für Kommunikation zu reduzieren, gerade bei Routineaufgaben. 

Rund um eine Bundesliga-Partie findet zum Beispiel unheimlich viel Kommunikation statt. Wir haben meistens zwei Reporter im Stadion, dazu eine Person, die den Liveticker bedient, und eine Person, die die Print-Seiten vorbereitet. Diese vier Personen sind im ständigen Austausch, wobei die Besetzung natürlich von Spiel zu Spiel wechselt. Ich habe einen Automatismus programmiert, der zu jedem Spiel einen Teams-Chat mit allen Beteiligten erstellt. Dort kann man direkt alle Infos mit allen relevanten Personen teilen, ohne erst nachschauen zu müssen, wer dieses Spiel zum Beispiel gerade tickert. Das spart natürlich viel Zeit und Nerven, gerade wenn’s schnell gehen muss. Solche Automatisierungen, die im Arbeitsalltag unterstützen, kann man an ganz verschiedenen Stellen einsetzen, und damit die Kommunikation verbessern.

Wie gehst du mit Widerständen im Unternehmen gegenüber New Work und digitalen Veränderungen um?

Es ist ganz normal, dass die wenigsten Hurra schreien, wenn man mit Veränderung kommt. Mir persönlich sind die Menschen am liebsten, die ihre Gedanken, Sorgen oder Wünsche offen ansprechen. Da ist dann der persönliche Austausch wichtig, wir können Dinge erklären und diskutieren. Schwierig wird es, wenn aus Prinzip blockiert wird oder man das Ganze ablehnt, weil man mit einem kleinen Aspekt oder auch nur einem Wort nicht einverstanden ist. Das ist aber zum Glück die absolute Ausnahme. Michael Carl, der unseren Verlag schon seit vielen Jahren als Berater unterstützt, hat mir mal einen klugen Gedanken mit auf den Weg gegeben: „Das Ziel kann es nicht sein, alles und jeden sofort verändern zu wollen.“ Stattdessen müsse man die Linie für das, was in einer Organisation als normal gilt, immer ein kleines Stückchen verschieben.

Das war auch für uns als New-Work-Team ein Lernprozess, am Anfang wollten wir zu viel und haben die Menschen, für die viele Themen neu waren, auch etwas überfordert. Durch kleine Aktionen und Verbesserungen, wie es zum Beispiel auch die Automatisierungen in der Kommunikation sind, haben wir im Verlag diese Linie in den vergangenen zwei Jahren schon ordentlich verschoben, wie ich finde, was ein Beispiel für erfolgreiches New Work ist.

Du bist Fan der SpVgg Bayreuth. Wie beeinflusst deine Leidenschaft für Fußball deine Arbeit und Perspektive, besonders in Bezug auf die Nutzung deines Tools im Sportkontext?

Im Stadion schaue ich natürlich auch in der kicker-App, wie es auf den anderen Plätzen steht, und ich bin als Fußball-Interessierter auch auf Social Media unterwegs. Zu wissen, wie man sich als Fan fühlt, hilft mir schon enorm bei der Gestaltung der Produkte. 

Ich weiß dadurch vor allem auch, was es bedeutet, mit einem Verein durch dick und dünn zu gehen. Als wir vergangene Saison nach Jahrzehnten im Amateurbereich mal wieder in der 3. Liga gespielt haben, dann hat sich das ganze Wochenende um den Spieltag gedreht. Ich habe auch einen Blog zu dieser für mich und uns unglaubliche Saison geschrieben. Auch wenn wir am Ende als Letzter abgestiegen sind: Ein 2:1-Sieg in Dresden vor fast 30.000 Zuschauern gibt einem schon viel und entschädigt für so manche Auswärtsfahrt nach Neudrossenfeld oder Frammersbach. Fußball ist halt schon die schönste Nebensache der Welt. Umso schöner, wenn er auch ein Teil des Berufs ist.

Inwiefern hat deine Leidenschaft für Fußball deine beruflichen Entscheidungen und dein Arbeitsleben beeinflusst?

Die Leidenschaft für den Fußball und den Sport stand am Anfang, alles andere hat sich daraus ergeben. Ich wäre nicht im Olympia-Verlag gelandet, wenn ich nicht fußballbegeistert wäre, denn Projekt- und Prozessmanager gibt es in praktisch allen Unternehmen und Branchen. Ich hätte auch den Grafikgenerator niemals entwickelt, wenn ich nicht bei der SpVgg vom Fan zum Pressesprecher geworden wäre und dadurch erst den Bedarf gehabt hätte.  Es ist schon was Besonderes, wenn man die privaten Interessen und den Beruf verbinden kann. Und ehrlicherweise kann ich mir es auch gar nicht mehr anders vorstellen.

Neben seiner Tätigkeit beim Olympia-Verlag als Projekt- und Transformationsmanager hat er nebenberuflich den Grafikgenerator ins Leben gerufen. Was dahinter steckt und wie er darauf gekommen ist:

Wie bist du zum Grafikgenerator gekommen? Wer sind deine Kunden heute?

Ich habe lange als Medienverantwortlicher bei der SpVgg Bayreuth gearbeitet und war genervt davon, dass ich für die Social-Media-Grafiken immer erst den Laptop aufklappen, Photoshop öffnen und dann die Daten eintippen und Elemente noch verschieben muss. Für diese Aufgaben habe ich mir erst mal für mich selbst ein Tool gebaut. Statt in fünf Minuten konnte ich damit eine Grafik in 20 Sekunden erstellen, was gerade während der Spiele, wo ja noch andere Aufgaben anfallen, eine enorme Entlastung war. 

Ich bin dann 2017 bei einem Auswärtsspiel mit dem 1. FC Nürnberg in Kontakt gekommen, der den Grafikgenerator – so hieß er mittlerweile ganz zweckmäßig – dann direkt genutzt hat. Eine Empfehlung hat dann zur anderen geführt, wodurch ich mittlerweile verschiedene Profiklubs wie Werder Bremen oder auch Organisationen wie die BBL oder die DEL als Kunden gewinnen konnte.

Wie kam es dazu, dass dein Tool dann auch von der kicker-Redaktion genutzt wird? Welche Vorteile bietet der Einsatz?

Kurz gesagt: es wird im Erstellprozess alles automatisiert, was sich automatisieren lässt, wie zum Beispiel Abstände, Schriftgrößen, die Positionierung von Grafiken und Logos oder auch die Anordnung der Elemente, wenn man das Zielformat zum Beispiel von einer Feed- in eine Storygrafik ändert. Das hilft natürlich gerade bei größeren Teams, in denen mehrere Menschen an standardisierten Vorlagen arbeiten.

Früher gab es beim kicker Photoshop-Vorlagen, in denen einzelne Elemente wild verschoben oder Schriftgrößen geändert werden konnten, und wenn man eine Grafik nicht nur im Format 1:1, sondern auch in 9:16 für eine Story gebraucht hatte, musste man alle Inhalte rüberkopieren. Am schlimmsten wurde es, wenn man die Daten der aktuellen Bundesliga-Tabelle händisch in so eine Vorlage eintragen musste. So eine Arbeit sollte kein Mensch machen müssen, der eigentlich kreativ arbeiten möchte. 

Im Grafikgenerator klickt eine Redakteurin oder ein Redakteur auf einen Button und innerhalb einer Sekunde werden die aktuelle Bundesliga-Tabelle oder alle Ereignisse eines Spiels mit den Vereinslogos in die Grafik eingefügt. Beim kicker werden so monatlich über 2.000 Grafiken erstellt. Es macht mich schon stolz, dass ich vielen Menschen den Arbeitsalltag damit etwas angenehmer machen kann und in meinem Social Feed viele Grafiken sehe, die mit meinem Tool erstellt wurden. 

Feedback und Verbesserungen am Grafikgenerator: Welches Feedback hast du von den Nutzern des Grafikgenerators erhalten und wie hast du dieses Feedback genutzt, um das Tool weiterzuentwickeln?

Am Anfang war ich quasi mein bester Kunde und habe das Tool so entwickelt, wie es mir persönlich am besten geholfen hat. Jetzt nutzen weit über 100 Menschen den Grafikgenerator, was natürlich andere Herausforderungen mit sich bringt. Mein Ziel ist es, dass jeder das Tool versteht, ohne eine große Einführung zu bekommen und vor allem, dass am Ende die erstellte Grafik auch so aussieht, wie es sich meine Auftraggeber wünschen – egal ob eine erfahrener Redakteurin davorsitzt oder ein Praktikant. Das ist nicht immer ganz einfach, es macht aber Spaß, sich in die verschiedenen Nutzergruppen reinzudenken. Bislang hat es gut funktioniert, denn gekündigt hat noch niemand.

Weiterentwicklungen gibt es dabei aus drei Richtungen. Oft benötigen Kunden Funktionen für ihre Grafiken, die es so noch nicht gab. Bei Werder hatte ich kürzlich zum Beispiel die Anfrage, ob man bei einem kurzen Text die Buchstaben zufällig in unterschiedlichen Schriftarten ausgeben könnte. Das Ergebnis sieht sehr cool aus, und auch in der Bedienung ist es im Grafikgenerator dank eines neuen Features kein zusätzlicher Aufwand. Dann mache ich mir zusammen mit meinen Kunden Gedanken, wie sie noch mehr Arbeitsschritte im Grafikgenerator abbilden können. So habe ich zum Beispiel eine Funktion programmiert, mit der mehrere Grafiken zu einer längeren Erzählstrecke gebündelt werden können, um diese beispielsweise auf Instagram als Carousel zu posten. Das hilft in einigen redaktionellen Abläufen.

Auch beim Thema KI prüfe ich, an welchen Stellen ich das sinnvoll einsetzen kann. Da zum Beispiel bei einem Posting zu einem Text auf der Homepage den gesamten Inhalt des Beitrags vorliegen, kann man einen Vorschlag für einen Teasertext generieren lassen. Auch Freisteller lassen sich mittlerweile sehr gut KI-gestützt erstellen, das nutzen auch einige Kunden sehr intensiv und sparen damit Zeit. Im Gegensatz zu ChatGPT und Co. ist der große Vorteil beim Grafikgenerator aber, dass ich genau weiß, welches Ergebnis am Ende rauskommt, deshalb grenze ich es auch bewusst von KI ab. Es macht aber großen Spaß, sich mit den zahlreichen Möglichkeiten immer wieder auseinanderzusetzen.

Wie findest du als Projektmanager, Tool-Entwickler und Fußballfan die Balance zwischen Beruf und Privatleben?

Die beiden Jobs ergänzen sich ganz gut. Im Olympia-Verlag bin ich eher auf der Prozess- und Projektebene unterwegs, der Grafikgenerator ist eher „hands-on“. Dabei lerne ich auch Dinge, die ich auch im Verlag sehr gut nutzen kann. So eine Selbständigkeit nebenher bedeutet aber natürlich auch Stress, wenn auch meistens positiven, zum Beispiel wenn ich um einen neuen Kunden kämpfe oder ich die Systemarchitektur an eine größere Anzahl an Nutzern anpassen muss. Die größte Herausforderung ist es da, auch mal nein zu sich selbst zu sagen. So eine nebenberufliche Selbständigkeit muss einem mehr geben als sie Energie kostet. Möglich ist das nur durch die Flexibilität, die die Arbeit heute bietet, und dafür bin ich sehr dankbar. Am Ende der Rechnung muss immer genügend Zeit für mich und für die Familie übrig sein.